I många organisationer har "brandsläckning" blivit en del av vardagen. Istället för att arbeta systematiskt används resurserna till att lösa akuta problem som uppstår här och nu. Tina Jalap, senior konsult och partner på Agido, berättar här om en strukturerad kartläggnings-metod som hon tagit fram för att hjälpa företag att skapa långsiktigt hållbar organisationsutveckling.
Varför uppstår "bränder" i organisationer?
"Fallgropen är att i takt med att du gång på gång visar att du kan lösa problemen som uppstår, minskar motivationen att ta reda på hur vi hade kunnat undvika situationerna från början," säger Tina.
Att ständigt släcka bränder hindrar organisationer från att arbeta proaktivt och systematiskt. Dels för att resurserna är upptagna med att hantera akuta situationer, men också för att det blir svårare att synliggöra och prioritera ”rätt”. Det farliga med detta är att det är omöjligt att förutse när du står inför en brand du inte kan släcka lika snabbt som de tidigare. Vad händer då?
Precis som i IT-världen, där en bugg som upptäcks tidigt är billigare att åtgärda, är det mer kostnadseffektivt för företag att tidigt identifiera och adressera processbrister. "Det sliter på personalen och leder till stora kostnader när man ständigt jagar lösningar på problem som redan uppstått. Det är effektivare att ta sig an helheten – och allt behöver inte göras samtidigt," förklarar Tina.
Fokusera på förmågor, inte bara kapacitet
En central del i metoden är att fokusera på förmågor snarare än bara kapacitet. "Du kanske har resurser som kan släcka bränder och genomföra något när det behövs, vilket ger dig kapacitet, men saknar processer och strukturer för att genomföra det upprepade gånger med samma resultat och kvalitet. Genom att identifiera vilken del av förmågan som saknas kan vi fatta bättre beslut och undvika att lägga resurserna på fel ställe," säger hon.
Med hjälp av kartläggningen kan företag identifiera exakt var bristerna finns:
Processer: Finns det tydliga och effektiva arbetsflöden?
Resurser: Har teamet rätt personal och kompetens?
Verktyg: Finns de praktiska lösningarna som behövs för att stödja arbetet?
En skalbar och användarvänlig lösning
"Det är viktigt för oss att kunna göra skillnad från start. Det kan kännas överväldigande för organisationer att göra en kartläggning som spänner över flera avdelningar eller stora verksamhetsområden, men med den här metoden kan vi börja med en del. När de konkreta åtgärdspunkterna för en förmåga är identifierade kan vi börja arbeta med genomförandet, samtidigt som kartläggningen av resterande förmågor fortgår.”
Agidos verktyg för strukturerad kartläggning och åtgärder är skalbart och kan appliceras på allt från enskilda processer till hela organisationsstrukturer. Det ger en överblick som hjälper kunder att göra medvetna val om var de ska fokusera sina insatser först.
"Vi arbetar med helheten på ett strukturerat sätt från början, med en metod som gör skillnad direkt genom att vi kan bryta ner helheten i mindre, greppbara beståndsdelar," betonar Tina.
"Mind the Gap": Nyckeln till framgång
"Det är svårt för företag att fokusera på allt på en gång," säger Tina. "Vår metod ger en tydlig bild av var problemen faktiskt ligger och stödjer steget från reaktivt till proaktivt arbete."
"Vi hjälper företag att se var i förmågan det saknas något – kanske processer, resurser eller verktyg – så att de kan åtgärda det specifika problemet istället för att gissa," förklarar Tina. Att identifiera de faktiska gapen, baserat på fakta snarare än känsla, ger en insikt som är avgörande för att fatta informerade beslut och utveckla verksamheten i rätt riktning.
"Jag tror att många känner igen sig i att försöka åtgärda tidsbrist genom att öka personalstyrkan, men ändå inte få den önskade effekten," fortsätter Tina. Det är just i dessa lägen som den strukturerade kartläggningen gör skillnad.
Agidos verktyg för strukturerad kartläggning
Med metoden kan företag och organisationer:
Identifiera brister i förmågor innan de leder till akuta problem.
Prioritera insatser där de gör mest nytta.
Spara tid och resurser genom att undvika onödiga kostnader för brandsläckning.
Skapa en kultur av proaktivt och systematiskt arbete.
Genom att använda vår strukturerade kartläggningsmetod kan organisationer ta kontroll över sina processer och resurser. Ett proaktivt arbetssätt skapar en mer effektiv och hållbar verksamhet – och en tryggare arbetsmiljö.
Är du intresserad av att veta mer om hur Agidos verktyg för strukturerad kartläggning kan hjälpa din organisation? Kontakta oss idag för en konsultation!
Partner, Agido
Kontakt: tina.jalap@agidomanagement.se
Comentarios